A. Komunikasi Perkantoran
1. Komunikasi
Komunikasi merupakan proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut (Bovee, 2003)
1.1. Empat Fungsi Komunikasi
1. Fungsi kontrol
Komunikasi dalam pandangan fungsi kontrol adalah sebagai cara untuk mengetahui apakah orang lain tetap sesuai pada jalur yang di tetapkan oleh kita atau tidak, dan juga mengetahui bagaimana keadaan orang lain sehingga kita bisa memutuskan sesuatu yang sesuai dengan keadaan orang tersebut
2. Informasi
Komunikasi merupakan sebuah proses untuk memberikan informasi dari sumber kepada tujuan yang pada akhirnya melahirkan feedback (tanggapan atau umpan balik).
3. Motivasi
Fungsi komunikasi juga sebagai alat untuk memberikan motivasi kepada orang lain, fungsi motivasi dan control pada komunikasi, menurut saya agak hampir sama tujuannya, yaitu untuk memastikan, apakah orang lain tetap pada jalur yang kita inginkan atau tidak, jika fungsi kontrol menggunakan cara yang lebih force(memaksa dan memberikan konsekuensi2 nyata), fungsi motivasi lebih kepada cara-cara yang sifatnya soft, lembut namun biasanya langsung mengarah kepada nuraninya
4. Ekspresi emosi
Kita bisa menyampaikan apa yang emosi kita rasakan melalui komunikasi, pada level ini, kita biasanya hanya butuh untuk didengar untuk membagi beban emosi kita kepada orang lain, namun tak jarang kita mengharapkan advice dan tanggapan lisan dari orang lain.
2. Komunikasi Yang Efektif
2.1. Bentuk dasar komunikasi yaitu :
1. Komunikasi verbal
Komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan lambang kata- kata atau bahasa sebagai medianya, baik secara lisan maupun tulisan dalam praktek komunikasi, ada dua Ruspon verbal mendengarkan (Listening Respons) yaitu Respons mendengarkan (listerning respons), Respons tindakan (action responses).
2. Komunikasi non verbal Komunikasi non verbal adalah pesan atau informasi yang tidak disampaikan secara lisan maupun tulisan. Komunikasi ini biasanya terlontar dari penampilan gerakan tubuh (bahasa tubuh), kontak mata, mimik (ekspresi wajah) atau pakaian
3. Komunikasi tulisan.
2.2. Empat Asas Komunikasi
1. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain.
2. Orang hanya memahami suatu hal jika menghubungkan dengan hal yang dimengerti.
3. Orang yang melakukan komunikasi memiliki kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti.
4. Orang yang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai kewajiban untuk meminta penjelsan
2.3. Manfaat Komunikasi yang Efektif
1. Pemecahan masalah lebih cepat
2. Keputusan yang lebih kuat
3. Meningkatkan produktifitas
4. Arus kerja yang lebih siap dan efektif
5. Hubungan bisnis yang lebih kuat
6. Materi promsi yang lebih jelas
7. Meningkatkancitra profesiona;
8. Meningkatkan tanggapan stakeholders
2.4. Ciri Pesan yang Efektif
ü Menyediakan informasi yang praktis
ü Memberikan fakta dibandingkan kesan
ü Mengklarifikasi dan menyingkat infomarsi
ü Menyatakan tanggung jawab secara jelas
ü Membujuk dan menyadiakan rekomendasi
3. Mendengarkan
3.1.Elemen proses mendengarkan
ü Memahami (sensing)
ü Menyaring (filtering)
ü Mengingat (remember)
3.2.Kiat Meningkatkan Kemampuan Mendengarkan
ü Komitmen untuk memperbaiki
ü Fokus
ü Meningkatkan akurasi penyaringan informasi
ü Konsentrasi untuk mengingat
3.3.Tantangan Komunikasi Masa Kini
ü Perkembangan teknologi
ü Globalisasi dan perbedaan budaya antar pegawai
ü Organisasi yang berbasis tim
| Formal | Informal | |
| Internal | Komunikasi yang sudah direncanakan masing-masing bagian (surat, e-mail, memo) mengikuti prosedur suatu organisasi | Komunikasi yang sudah direncanakan dengan pihak luar (surat, laporan, memo, pidato, website, maupun press release) |
| Ekster- nal | Komunikasi kasual yang terjadi antaranggota organisasi (e-mail, faca to face, telepon) yang tidak mengikuti prosedur suatu organisasi | Komunikasi kasual yang berlangsung dengan pelanggan, penyalur, investor (e-mail, face to face, telepon) |
4. Komunikasi Dalam Organisasi
5. Hambatan Komunikasi Dan Kiat Untuk Mengatasinya
5.1. Empat hambatan komunikasi yaitu:
a. Perbedaan bahasa dan persepsi.
- Gangguan komunikasi (gangguan fisik dan emosional)
- Overload informasi
- Penyaringan yang tidak tepat.
5.2. Kiat Meminimalisir Hambatan Komunikasi
Kiat yang dapat dilakukan untuk meminimalisir dampak hambatan komunikasi (Quible, 2003), yaitu:
1. Melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens
- Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka
- Komitmen untuk berkomunikasi secara etis.
- Menggunakan pesan yang singkat dan efektif
B. Tata Hubungan Perkantoran
1. Komunikasi Dalam Organisasi
Sebagai makhluk sosial, manusia akan selalu berkeinginan untuk berbicara, tukar-menukar gagasan, mengirim dan menerima informasi, membagi pengalaman, bekerjasama dengan oranglain untuk memenuhi kebutuhan, dan sebagainya. Berbagai kegiatan tersebut hanya dapat terpenuhi melalui kegiatan komunikasi dengan orang lain dalam suatu sistem sosial tertentu, termasuk di dalamnya suatu sistem organisasi perkantoran. Berikut ini adalah beberapa contoh definisi komunikasi:
1. Wilbur Schramm (1955)
Komunikasi merupakan tindakan melaksanakan kontak antara pengirim dan penerima, dengan bantuan pesan; pengirim dan penerima memiliki pengalaman bersama yang member arti pada pesan dan simbol yang dikirim oleh pengirim, dan diterima serta ditafsirkan oleh penerima
2. Everett M. Rogers (1955)
Komunikasi ialah proses yang di dalamnya terdapat sesuatu gagasan yang dikirimkan dari sumber kepada penerima dengan tujuan untuk merubah perilakunya.
3. Raymond S. Ross (1974)
Komunikasi ialah proses transaksional yang meliputi pemisahan, dan pemilahan bersama lambing secara kognitif, begitu rupa sehingga membantu orang lain untuk mengeluarkan dari pengalamannya sendiri arti atau respon yang sama dengan yang dimaksud oleh sumber.
4. Theodore Herbert (1981)
Komunikasi ialah proses yang di dalamnya menunjukan arti pengetahuan dipindahkan dari seorang kepada oaring lain, biasanya dengan maksud mencapai beberapa tujuan khusus.
5. Edward Depari (1990)
Komunikasi adalah proses penyampaian gagasan, harapan, dan pesan yang disampaikan melalui lambang tertentu mengandung arti, dilakukan oleh penyampai pesan ditujukan kepada penerima pesan.
Sedangkan organisasi sebagai sistem kerja sama tentu mengandung bagian-bagian dan hubungan-hubungan. Hubungan diantara bagian-bagian itu harus diatur dengan sebaik-baiknya dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Pertama-tama hendaknya ditetapkan macam-macam hubungan-hubungan kerja yang perlu diadakan. Segenap hubungan itu harus dipolakan menjadi saluran yang jelas, pasti, dan diketahui. Dengan adanya saluran hubungan yang disusun sebaik-baiknya oleh pihak pimpinan dan di pahami oleh semua anggota, maka suatu kerjasama dapat berjalan dan koordinasi berlangsung secara memuaskan. Saluran hubungan merupakan urat nadi suatu organisasi. Segenap hubungan dalam organisasi itu yang berwujud penyampaian ide-ide dari satu pihak kepada pihak lain telah lazim disebut tatahubungan atau administrative communication.
| Formal | Informal | |
| Internal | Komunikasi yang sudah direncanakan masing-masing bagian (surat, e-mail, memo) mengikuti prosedur suatu organisasi | Komunikasi yang sudah direncanakan dengan pihak luar (surat, laporan, memo, pidato, website, maupun press release) |
| Ekster- nal | Komunikasi kasual yang terjadi antaranggota organisasi (e-mail, faca to face, telepon) yang tidak mengikuti prosedur suatu organisasi | Komunikasi kasual yang berlangsung dengan pelanggan, penyalur, investor (e-mail, face to face, telepon) |
Dari buku The Liang Gie yang berjudul Administrasi Perkantoran Modern, terdapat beberapa definisi mengenai tatahubungan, yaitu:
1. Menurut Charles E. Redfield
Tatahubungan dapat dipandang sebaik-baiknya sebagai suatu bentuk komunikasi sosial atau antar-manusia dimana terdapat lima unsur yaitu, (1) seorang pemberi warta (seorang pembicara, pengirim, penyiar), (2) yang menyampaikan (berkata, mengirim, menyiarkan), (3) warta (perintah, laporan, saran) pada, (4) penerima warta (pihak yang dikirimi, penjawab, atau hadirin) untuk mempengaruhi perilaku dari si penerima itu sebagaimana tampak dalam (5) tanggapannya (jawaban, reaksi).
2. Menurut William G. Scott dalam bukunya Human Relations in Management
Tatahubungan adalah suatu proses yang mencakup penyampaian dan penyalinan yang cermat dari ide-ide dengan maksud untuk menimbulkan tindakan-tindakan yang akan mencapai tujuan organisasi secara efektif.
Jadi tatahubungan pada pokoknya adalah suatu rangkaian kegiatan yang menyampaiakan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Berikut ini adalah bagan yang lebih terperinci mengenai tatahubungan yang disusun oleh Claude E. Shannon dan Warren Weaverdaalm buku mereka The Mathematical Theory of Communication:
| Sumber warta |
| Alat pengirim |
| Alat Penerima |
| |
| Tempat Tujuan |
| Sumber Gangguan |
Dari bagan diatas, didapati bahwa tata hubungan tersebut meliputi:
1. Sumber warta
2. Wartanya itu sendiri
3. Alat pengirim warta
4. Isyarat yang dikeluarkan oleh alat pengirim itu
5. Sumber gangguan
6. Isyarat yang diterima
7. Alat penerima yang menyajikan warta
8. Pihak yang dituju.
Dalam sebuah organisasi, suatu perintah yang disampaikan dari pucuk pimpinan dengan melalui berbagai tingkat tata jenjang lebih besar kemungkinannya menerima bermacam-macam bantuan. Setelah sampai ke bawah perintah tersebut sudah tidak sesuai dengan apa yang dimaksud pihak pimpinan.
Menurut Keith Davis dalam bukunya Human Relations in Business tatahubungan memepunyai dua tujuan yaitu:
1. Untuk menyediakan keterangan dan pengertian yang diperlukan bagi usaha bersama dari kelompok itu
2. Untuk mengusahakan sikap-sikap yang diperlukan bagi tercapainya dorongan kerja, kerjasama, dan kepuasan dalam pekerjaan.
Dari sebuah penyelidikan telah terbukti bahwa jalinan-jalinan hubungan diantara para pekerja mempunyai pengaruh berlainan terhadap lima hal yaitu, kecepatan, kecermatan, timbulnya pemimpin, semangat kerjasama, dan kemampuan untuk bertukar pekerjaan. Berikut ini adalah cara dan alat yang dapat digunakan untuk mengadakan hubungan dalam sebuah organisasi formal yaitu:
1. Wawancara khusus
2. Rapat kerja, konferensi, atau pertemuan segenap anggota organisasi atau pegawai dalam suatu perusahaan
3. Pembicaraan lewat telepon
4. Penerbitan, misalnya warta harian yang diterbitkan oleh sebuah perusahaan untuk para pekerja, atau majalah, buku petunjuk, buku pedoman, brosur amanat dari pimpinan organisasi ataupun penerbitan-penerbitan khusus lainnya.
5. Surat edaran
6. Papan pengumuman
7. Plakat
8. Laporan tahunan kepada para anggota organisasi atau pegawai dalam suatu perusahaan
9. Surat yang dikirimkan langsung kepada pegawai
10. Film, slide dan alat-alat lain yang serupa.
Jadi, hubungan yang efektif ialah kalau warta itu tidak saja dari sumbernya dapat tiba ke tempat tujuannya, melainkan juga dapat dimengerti oleh pihak yang dituju. Oleh karena itu sebagai suatu syarat pokok agar suatu warta dapat dimengerti haruslah dipergunakan bahasa yang jelas. Suatu bahasa yang jelas ialah pertama-tama yang dalam pengucapannya tidak mempergunakan kalimat yang berbelit-belit. Salah satu cara untuk mengusahakan bahasa yang jelas ialah sedapat mungkin memepergunakan kalimat yang singkat. Ciri kedua bagi suatu bahasa yang jelas adalah pemakaian kata-kata yang sederhana. Ini berarti suatu warta tidak diucapkan dengan kata-kata yang berlebih-lebihan.
Pada prinsipnya, organisasi adalah lembaga yang dibentuk melalui proses komunikasi. Hal ini disebabkan, setiap organisasi mempunyai tujuan. Untuk mencapainya diperlukan koordinasi, kerjasama, saling koreksi, saling melengkapi di antara berbagai unit kerjamaupun diantara para anggota dari berbagai seksi/difisi. Aktivitas komunikasi di dalamnya, dapat dibedakan menjadi:
1. Komunikasi formal dan non-formal
Komunikasi formal ialah proses penyampaian pesan dengan memanfaatkan saluran-saluran formal yang tersedia di dalam organisasi perkantoran. Saluran formal disini tidak lain adalah saluran birokrasi yang telah tersusun secara hierarakis sesuai dengan struktur organisasi di kantor tersebut. Pada umumnya komunikasi formal memiliki ciri-ciri:
a. Arus komunikasi ke bawah lebih banyak daripada arus komunikasi ke atas.
b. Tujuan dilaksanakannya komunikasi terkait dengan kepentingan dinas atau kepentingan manajemen.
c. Cara penyampaian pesan dalam komunikasi formal lebih banyak tertulis daripada lisan.
d. Lebih sering disampaikan dalam pertemuan atau rapat resmi daripada disampaikan secara interpersonal.
e. Pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi formal senantiasa terkait dengan jabatan dalam organisasi tersebut.
Komunikasi non-formal ialah proses penyampaian dan penerimaan pesan yang berlangsung secara tidak resmi dan tidak terikat saluaran-saluran birokrasi formal yang tersedia di dalam organisasi perkantoran. Komunikasi non-formal merupakan proses penyampaian informasi secara tidak resmi, sehingga penanganannya juga dilakukan secara tidak resmi. Tidak terikat secara kaku dengan pertimbangan protokoler dan birokrasi. Pada umumnya komunikasi non-formal mempunyai cirri-ciri sebagai berikut:
a. Komunikasi non-formal biasanya muncul karena saluran formal yang tersedia terhambat atau tidak apat dimanfaatkan dengan baik.
b. Digunakan untuk mengisis kebutuhan komunikasi yang tidak tersampaikan oleh komunikasi formal
c. Lebih banyak berupa komunikasi lisan
d. Penyebaran pesan sulit untuk dikendalikan
e. Sengaja dipilih untuk menentang kekakuan sistem birokrasi di organisasi perkantoran
f. Dapat dipergunakan oleh staf untuk menyampaikan usul dari bawah yang tidak tersalur melalui saluran formal.
2. Komunikasi Primer dan Sekunder
Proses komunikasi secara primer ialah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (simbol) sebagai media. Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi ialah bahasa, isyarat, yangn secara langsung dipergunakan sebagai sarana mengungkapkan perasaan atau pikiran komunikator kepada komunikan. Komunikasi primer yang pada umumnya disampaiakan secara interpersonal memiliki peranan penting dalam meningkatkan efektivitas komunikasi di dalam organisasi perkantoran. Secara rinci, dapat dikemukakan beberapa faktor yang juga mempengaruhi efektivitas komunikasi primer, yaitu:
a. Persepsi atau penilaian yang diberikan secara spontan kepada patner komunikasi
b. Pengalaman terhadap orang-orang tertentu yang akan mempengaruhi komunikasi interpersonal
c. Daya tarik fisik
d. Familiarity, yaitu kita akan lebih mudah menjallin komunikasi interpersonal dengan orang yang sudah kita kenal dengan baik.
Proses komunikasi sekunder ialah proses penyampaian pesan oleh seseorqang kepada orang lain dengan menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua setelah memakai lambang pada media pertama. Dapat ditegaskan bahwa yang dimaksud dengan kommunikasi sekunder di organisasi ialah semua proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media. Komunikator dan komunikan tiak berhadapan langsung, namun keduanya di hubungkan oleh media (komunikasi bermedia atau mediated communication)
3. Komunikasi Intern dan Ekstern
Komunikasi Intern adalah proses komunikasi yang terjadi di suatu kantor dan hanya melibatkan orang-orag yang menjadi abgian internal suatu organisasi perkantoran (public internal). Pola-pola komunikasi yang terjadi di organisasi adalah sebagai berikut:
a. Komunikasi antara pihak manajemen organisasi perkantoran dengan anggota atau karyawan organisasi tersebut.
b. Komunikasi anatara pucuk pimpinan organisai kantor dengan pegawai-pegawai kelompok atas (pegawai senior)
c. Komunikasi antara sesama pegawai atau sesama anggota di lingkungan organisasi perkantoran
Arti penting komunikasi intern bagi organisasi adalah:
a. Komunikasi intern merupakan forum strategis bagi manajemen untuk menyampaikan kebijaksanaan organisasi.
b. Melalui komunikasi intern, karyawan memperoleh kesempatan untuk menyatakan pendapatnya kepada manajemen tentang berbagai hal yang berhubungan dengan pekerjaan dan tanggungjawabnya.
c. Komunikasi yang baik dengan karyawan merupakan langkah awal dari usaha membina hubungan baik dengan masyarakat sekitar.
d. Komunikasi intern yang dilakukan secara intensif akan mampu mendorong motivasi dan semangat kerja karyawan.
e. Komunikasi intern menjadi sarana terbentuknya rasa saling percaya antara karyawan dengan manajemen.
Komunikasi ekstern ialah proses komunikasi antara sebuah organisasi dengan pihak-pihak di luar organisasi (public eksternal). Pola-pola proses komunikasi ekstern dapat terwujud dalam berbagai bentuk yaitu:
a. Komunikasi anatara kantor (manajemen) dengan konsumen (customer), pelanggan, atau pengguna jasa.
b. Komunikasi antara kantor dengan pemegang saham
c. Komunikasi antara kantor dengan masyarakat umum
d. Komunikasi antara kantor dengan pemerintah
e. Komunikasi antara kantor dengan pers
2. Tata Hubungan Ke Dalam
Sebagian besar kegiatan dari kantor dalam suatu organisasi terdiri dari mengadakan hubungan-hubungan di dalam lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar. Tata hubungan kantor ke dalam, dapat dibedakan dalam dua macam yaitu:
1. Hubungan Tegak (vertikal) : ialah proses menyampaikan suatu warta dari pihak pimpinan pada pegawai (vertikal ke bawah) maupun dari pihak bawahan kepada pimpinan (vertikal ke atas)
2. HUbungan datar (horizontal) : ialah hubungan diantara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kurang lebih sederajat.
Pada pokonya, hubungan vertikal ke bawah berwujud perintah dan petunjuk. Perintah-perintah tersebut dapat diberikan secara lisan maupun tertulis. Perintah yang diberikan secara lisan akan membuat pimpinan dan bawahannya lebih saling mengenal. Namun perintah lisan tidak selalu tepat digunakan. Pada umumnya perintah lisan hanya baik dipergunakan apabila:
1. Apabila yang diperintahkan tersebut merupakan tugas sederhana
2. Bawahan yang diperintah tersebut pernah menjalankannya
3. Perintah tersebut akan selesai dalam waktu yang singkat
4. Kekeliruan yang mungkin terjadi tidak mempunyai akibat besar
5. Pejabat yang member perintah berada di dekat bawahannya dan sewaktu-waktu dapat memeriksa pelaksanaan perintah tersebut
6. Dalam keadaan darurat sehingga tidak ada waktu untuk membuat perintah tertulis.
Untuk tugas yang sulit atau yang membutuhkan ketelitian besar lebih tepat menggunakan perintah tertulis. Pada umumnya, hal-hal yang berikut mengharuskan suatu perintah tertulis:
1. Tugas yang diperintahkan akan berlangsung dari satu bagian ke bagian yang lain
2. Tugas itu sifatnya ruwet dan terperinci
3. Bawahan yang diberi perintah tersebut harus mengerjakannya di tempat lain
4. Pegawai yang bersagkutan telah berulang kali gagal melaksanakan perintah yang diberikan secara lisan
5. Tugas itu harus dilanjutkan oleh pegawai-pegawai yang bertugas pada kesempatan berikutnya
6. Perintah tersebut harus berjalan dari pucuk pimpinan ke bawah dengan melalui berbagai tingkat jenjang organisasi
7. Seorang pekerja tertentu harus memikul tanggungjawab atas apa yang diperintahkan
8. Kekeliruan yang mungkin terjadi mempunyai akibat besar
Selain memberikan perintah, pimpinan harus dapat mengusahakan agar para pegawainya bekerjasama sebaik-baiknnya. Demikian pula untuk memecahkan masalah organisasi yangn telah atau mungkin akan timbul, pimpinan harus membuat keputusan-keputusan atau mempunyai suatu sikap tertentu. Tanggungjawab ini biasanya dilakukan dengan memberikan petunjuk-petunjuk kepada para bawahan, baik secara lisan maupun tertulis. Hubungan vertikal ke atas sebagian besar terwujud dalam bentuk laporan-laporan. Laporan-laporan tersebut dapat disampaikan dalam bentuk lisan maupun tertulis. Ada enam asas untuk membuat laporan tertulis yang baik, yaitu:
1. Kejelasan (clarity)
Setiap laporan yang baik memiliki kejelasan, yaitu ditulis secara ringkas dengan gaya bahasa yang baik dan mudah baik.
2. Ketetapan (consistency)
Suatu laporan yang baik harus tetap memperbincangkan bidang permasalahan yang ditentukan dan tidak menyimpang pada persoalan yang lain. Juga istilah-istilah dan pengertian-pengertian yang telah dipakai tidak berubah-ubah sepanjang laporan tersebut.
3. Kelengkapan (adequacy)
Sesuatu laporan yang baik harus lengkap dalam semua segi yang perlu di sampaikan, tidak ada bagian-bagian penting yang terlewatkan.
4. Ketetapan waktu (timelines)
Laporan yang baik hendaknya disampaiakn pada waktunya. Juga data dan penafsiran yang disajikan haruslah sesuai dengan keadaan saat ini.
5. Kemungkinan penyelarasan (adaptability)
Laporan yang baik mengakui kemungkinan timbunya pandangan-pandangan yang berlainan terhadap permasalahan yang dilaporkan tersebut dengan menyajikan data-data yang diperlukan.
6. Minat (interest)
Laporan yang baik hendaknya bersih dari perkataan-perketaan yang tak berguna sehingga dapat menimbulkan minat dan mempertahankan perhatian dari pembacanya.
3. Hubungan Keluar Dengan Masyarakat
Setiap instansi pemerintah, perusahaan swasta atau lembaga sosial tentu mengadakan hubungan-hubungan dengan pihak lain. Bagi instansi-instansi pemerintah atau lembaga-lembaga sosial, hubungan-hubungannya dilakukan dengan para pemakai jasanya dan rakyat pada umumnya. Segenap cara dan kegiatan yang bersangkutan dengan usaha untuk memelihara hubungan sebaik-baiknya dengan pihak luar itu telah lazim disebut sebagai hubungan masyarakat (public relation).
Pengertian hubungan masyarakat yang sebenarnya dari sebuah kamus terkenal merumuskannya sebagai: “segenap aktivitas yang dilakukan oleh suatu industri, perserikatan, perusahaan, perhimpunan jabatan, pemerintah atau organisasi lainnya untuk menciptakan dan memelihara hubungan yang sehat dan bermanfaat dengan publik tertentu dan publik pada umumnya, dengan maksud menyesuaikan dirinya terhadap keadaan sekeliling dan memperkenalkan dirinya kepada masyarakat.
Menurut William A. Nielander dan Raymond W. Miller, hubungan masyarakat dalam dunia perusahaan adalah suatu seni praktis yang isinya mengenai segenap aktivitas dan haluan-haluan bekerja yang senantiasa berusaha menetapkan, membimbing, mempengaruhi, dan mengartikan tindakan-tindakan suatu organisasi, sehingga sikapnya sedapat mungkin sesuai dengan kepentingan dan kesejahteraan umum. Tujuannya ialah menciptakan dukungan dan penghargaan diri pada orang-orang atau golongan-golongan yang dilayani organisasi itu atau yang secara tak langsung berhubungan dengan usaha-usahanya.
Jadi hubungan masyarakat yang baik tidaklah berarti bahwa sebuah organisasi harus mempropagandakan diri dan usaha-usahanya serta bersikap manis dalam hubungan-hubungannya dengan publik. Suatu organisasi dalam melaksanakan aktivitas harus memperhatikan lingkungan masyarakat dan kebutuhan publik. Untuk dapat mengetahui pendapat umum dan memperkenalkan diri sendiri agar dimengerti oleh public, suatu organisasi harus mengadakan hubungan keluar. Perantara yang terpenting adalah para pegawai organisasi yang bersangkutan. Suatu sikap yang harus dimilikipara pegawai adalah mereka dapat memepersatukan dirinya dengan organisasinya. Mereka harus memahami seluk-beluk organisasinnya, terutama tujuan, haluan-haluan, dan pekerjaan-pekerjaan organisasinya. Dengan adanya pegawai yang memiliki sikap mental demikian, sebuah organisasi sudah mempunyai landasan yang sempurna untuk menyelenggarakan hubungan-hubungan keluar yang baik.
Segenap kegiatan untuk menciptakan dukungan dan penghargaan dari masyarakat hendaknya berlandaskan pada pedoman-pedoman dan dengan melaksanakan usaha-usaha public relations yang dapat diringkas sebagai berikut;
1. Hubungan masyarakat selalu didasarkan atas pelaksanaan tugas pokok yang sebaik-baiknya oleh organisasi yang bersangkutan. Jadi bukannya aktivitas untuk menutupi suatu keburukan atau mengelabui masyarakat agar memberikan penghargaan terhadap suatu yang tidak sewajarnya mendapat penghargaan.
2. Suatu organisasi yang hendak berurusan dengan public hendaknya mempelajari kepentingan dan hasrat berbagai golongan.
3. Rencanakanlah berbagai huubungan dengan sebaik-baiknya guna mensukseskan suatu proyek atau tujuan tertentu.
4. Hubungan masyarakat hendaknya diselenggarakan secara terus-menerus dan jangan dianggap sebagai semacam usaha pertolongan pertama yang hanya dilakkukan pada permulaan suatu usaha.
5. Hubungan masyarakat hendaknya diperkuat dengan keadaan-keadaan dalam organisasi yang bersangkutan yang patut mendapoat penghargaan masyarakat.
6. Segenap tatacara untuk publik berhubungan dengan organisasi yang bersangkutan hendaknya disederhanakan dan dipermudah sehingga terjamin tatahubungan yang lancer.
7. Keluhan betapapun kecilnya dari masyarakat terhadap suatu organisasi hendaknya diperhatikan sepenuhnya, yaitu dipelajari sebabnya, diusahakan tindakan perbaikan untuk memuaskan pengeluh, dan dicegah kemungkinan terulangnya hal yang mengakibatkan keluhan tersebut.
8. Saran-saran dari pihak masyarakat untuk kebaikan atau kesempurnaan suatu organisasi hendaknya diterima dengan sifat terbuka, bahkan sebaiknya organisasi itu melakukan usaha-usaha untuk menganjurkan atau mendorong datangnnya saran-saran semacam itu secara kontinyu dari pihak masyarakat.
9. Segala sikap dan tindakan yang dapat menyakiti hati public hendaknya dihindari. Menanam bibit permusuhan betapapun kecilnya akhirnya akan merugikan organisasi yang bersangkutan. Kadang-kadang rasa simpati atau penghargaan yang telah diciptakan dengan susah payah an waktu yang lama dapat dihapuskan oleh kekhilafan kecil dari organisasi yang bersangkutan. Untuk memulihkan kembali simpati dan penghargaan masyarakat itu bukanlah usaha yang mudah dan cepat.
No comments:
Post a Comment